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Referencia

Se llama así a la cifra o clave que identifica un tipo de producto para su fácil localización al inventariar. El código de referencia es la nomenclatura propia de una empresa para la unidad mínima de un producto que puede ser vendida, comprada o gestionada en el inventario.

¿Para qué sirve la referencia?

Tiene la función de identificar la mercancía o productos de forma rápida y sencilla, y tener así una visión muy clara en todo momento de los productos que tenemos en stock para poder tomar mejores decisiones de compra, venta y gestión del almacén.

También nos permite ver en qué parte de la cadena de suministro se encuentra el producto, optimizar la preparación de pedidos, minimizar los casos de exceso o falta de stock, identificar las tendencias de venta de cada producto, distinguir productos iguales, pero de distintos proveedores…

Características de las referencias

  • Identifica la unidad de venta más pequeña: Por ejemplo, en una empresa de calzado uno de sus códigos de referencia podría ser un par de deportivas blancas de la talla 41 de un determinado modelo.
  • Es un código único que está compuesto habitualmente de letras y números. Normalmente, a partir de él se puede concluir a qué producto se refiere, aunque también los hay generados automáticamente por sistemas informatizados que no son tan intuitivos.
  • Son generados por el ERP de la empresa mientras que el SGA se conecta a él y los gestiona en todas las operaciones del almacén.
  • Los parámetros sobre los que se crea una referencia son definidos a partir de los atributos del producto que se almacena y cada combinación da lugar a un código de referencia diferente.
  • Su finalidad es registrar las características de cada producto almacenado en un lugar determinado. Al representar la unidad almacenada más al detalle, el código de referencia permite lograr una mayor precisión en el inventario disponible en el almacén y una mejor trazabilidad de las referencias en distintas etapas de la cadena de suministro.
  • El código puede estar formado por caracteres alfanuméricos, mientras que otros tipos de código solo permiten caracteres numéricos.

¿Cómo crear códigos de referencia?

  1. Diseñar la arquitectura de tu referencia, se refiere a la hoja de ruta que te guiará a través de este proceso de transformación digital. Esta arquitectura deberá incluir una explicación de la información codificada con sus números y letras. Esto deja la posibilidad de crear otros códigos con la incorporación de nuevos productos al catálogo. Cada código debe contener referencias al tipo de producto, sus características físicas, su uso e incluso el tipo de público.
  2. Los criterios que dependen de los objetivos de la empresa y del volumen de su catálogo. Dado que el propósito de los códigos de referencia es facilitar la ubicación de cada producto, se debe evitar la duplicación de códigos de catálogo.
  3. Una vez implantado el sistema de códigos alfanuméricos, bastará con que un empleado de la empresa introduzca los números y letras correspondientes en la base de datos para acceder a toda la información de un artículo.

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