Informe de visitas

Resumen descriptivo de las visitas realizadas por el equipo comercial indicando sus resultados. Un informe de visita te ayuda a documentar los procedimientos y procesos de un lugar industrial o corporativo.

¿Para qué sirve un informe de visitas?

Es un informe que se realiza con el objetivo de obtener información de las visitas realizadas. Este formulario debe ser sencillo y directo ya que la persona que lo rellena no tiene mucho tiempo para completarlo.

Es muy importante que resulte funcional y recolecte información concisa. Gracias a rellenar estos documentos, ambas partes pueden revisar la información para no olvidar ningún aspecto tratado. Además, resulta útil para que la empresa pueda establecer nuevas estrategias y optimizar el trabajo de sus comerciales.

¿Cómo hacer un informe de visitas?

Decidir qué información es esencial: El orden de los temas en su informe de visita técnica es fundamental para que el trabajo del personal técnico sea más rápido, más completo, de calidad y estandarizado.
Información general: lo primero que debemos incluir en nuestro informe son los datos generales del lugar que vamos a visitar, como el nombre del cliente, dónde está situada la sede, quién ha sido nuestra persona de contacto y sus datos, si es una fábrica, las oficinas, un domicilio particular…
La visita: en este apartado debemos detallar de forma clara y concisa que ha pasado durante la visita, información clave que nos ha dado el cliente, qué hemos visto, detalles que nos parecen relevantes… Durante la visita no tenemos mucho tiempo para tomar largas anotaciones por lo que resulta muy útil tener una estructura previamente hecha con palabras clave.
Identifica fortalezas y debilidades: una vez hemos visitado al cliente es importante que intentemos deducir que fortalezas tiene el cliente, pero sobre todo cuáles son sus debilidades y cómo nuestro producto o servicio puede solventarlas.
Formato: es muy importante que el formato se encuentre bien estructurado para que cualquier persona que lea posteriormente el informe comprenda cómo ha sido la visita para realizar un seguimiento del cliente.
Conclusiones: tiene que decir en pocas palabras las respuestas al objetivo del informe. Todo el contenido del informe, descripciones, explicaciones, fotos, ensayos ha de llevar a la respuesta que se de en las conclusiones del informe.

Instrumentos para realizar el informe de visita

Observación: la captación de la realidad a través de los sentidos es el método más antiguo que ha utilizado el ser humano para obtener conocimiento y en este caso será fundamental para captar todo aquello de interés.
Documentos audiovisuales: una vez que hayas obtenido permiso para realizar la visita el próximo paso será solicitar la documentación que respalde tus observaciones. Entre estos documentos pueden encontrarse tablas, informes, recibos, gráficos, imágenes y videos.

Ventajas del informe de visita

Mayor productividad del equipo
Reducción de costos de actividad
Mayor eficiencia en las diversos procesos
Mejor calidad en los productos y servicios
Historial de servicio y base de datos
Decisiones estratégicas informadas
Aumento significativo de la satisfacción del cliente
Evitar la pérdida de información relevante
Evitar la desorganización de la agenda de los equipos externos
Evitar la pérdida de clientes

Saber más sobre informe de visita

Definición de «cliente misterioso»
Definición de «informe anual»
Definición de «visita»