Las herramientas de colaboración son esenciales para el buen funcionamiento de todo equipo de marketing

En los últimos años, hemos visto cómo el entorno de trabajo de los equipos de marketing ha empezado a cambiar significativamente. Cada vez son más las empresas que se apuntan, de un modo u otro, a tendencias como el teletrabajo y los proyectos, ahora más complejos, requieren la participación de un número cada vez mayor de personas. Por eso, el nuevo lema que rige el funcionamiento de las empresas es la agilidad.

Sin embargo, un estudio reciente de Mailjet ha revelado que el trabajo colaborativo sigue siendo una asignatura pendiente para los profesionales del marketing. Entre algunos de los retos que a los que se enfrentan las empresas se encuentra la necesidad de encontrar herramientas de colaboración para mejorar su productividad, especialmente en aquellos proyectos, como las campañas de email marketing, que requieren del trabajo conjunto de equipos internos y agencias.

La colaboración sigue siendo un reto para los profesionales del marketing

Los actores que participan en la creación de las campañas de marketing están en constante aumento. De hecho, el estudio de Mailjet reveló que, para cada campaña, los profesionales de marketing trabajan en promedio con cinco personas ajenas a su empresa (por ejemplo, con freelancers o agencias) y con seis compañeros internamente. Es por esto que, sin las herramientas adecuadas, la colaboración se convierte en un verdadero reto, con equipos de más de diez personas involucradas en un mismo proyecto.

Tanto el número de personas implicadas en estas campañas como la falta de herramientas que agilicen el trabajo tiene un gran impacto en la productividad de los equipos, que se quejan constantemente de las pérdidas de tiempo y los problemas de comunicación entre miembros del equipo.

Estas dificultades son todavía más evidentes en el caso de las colaboraciones con agencias externas para gestionar campañas multicanal. En efecto, el mismo estudio revela que los profesionales del marketing europeos colaboran diariamente con las agencias en sus campañas de marketing, en particular en las campañas de emailing, y que, desde el borrador hasta la versión final, se realizan más de cinco revisiones antes de su envío y se pasan 12 horas esperando las revisiones y validaciones de otras personas en este tipo de campañas.

Estas iteraciones constantes y la lentitud en los procesos obstaculizan el trabajo conjunto, algo que se traduce al final en más tiempo y un mayor coste.

Herramientas que facilitan la colaboración

Aunque herramientas como Slack, Trello o Google Docs son cada vez más comunes en las empresas, el estudio de Mailjet reveló que los profesionales del marketing aún echan en falta herramientas para mejorar la productividad y facilitar el trabajo en equipo, tanto dentro de la propia empresa, como con agencias externas.

Esto es particularmente cierto en el sector del email, que no ha evolucionado en los últimos años en términos de colaboración, a pesar de que el diseño de emails se basa totalmente en el trabajo en equipo. Incluso en las PYMES, muchas personas trabajan en plantillas de email para newsletters y campañas: desde diseñadores a redactores, desarrolladores y gerentes de CRM.

Esto es aún más evidente en las empresas que envían diferentes tipos de email (transaccionales, de automatización, de marketing), que son gestionados por diferentes equipos.

Herramientas de comunicación

Es muy raro que tu empresa no cuente con algún tipo de herramienta de comunicación instantánea o de videoconferencia, como pueden ser Slack, Zoom o Google Meet. Este es el punto de inicio de todo trabajo en equipo y, es indispensable a la hora de abordar cualquier tipo de colaboración en campañas de marketing.

Herramientas de gestión de proyectos

Aunque algunos siguen escribiendo su lista de cosas que hacer en post-its, las herramientas de gestión de proyectos se han convertido en una forma útil de organizar el trabajo de los equipos y colaborar en proyectos. Herramientas como Asana o Trello incluyen actualizaciones inmediatas, notificaciones, comentarios y calendarios que hacen más fácil colaborar y supervisar el trabajo en equipo.

Herramientas de creación

Las herramientas de creación (ya sea de código, de textos, de diseño o de emails) van también cada vez más encaminadas a fomentar la colaboración. Algunas, como Google Docs o Dropbox, han transformado la forma en las que trabajamos con documentos, mientras que otras, como Github o Figma, han revolucionado el modo en el que los equipos de desarrollo crean código o diseñan apps y webs.

Colabora eficientemente en sus campañas de emailing

El email ha sido siempre un terreno en el que las herramientas colaborativas brillaban por su ausencia. Ahora, sin embargo, a las herramientas de comunicación, gestión de proyectos y de creación, podemos añadir herramientas específicas para el diseño de emails.

A partir de ahora, Mailjet ofrece muchas funciones de colaboración que te permiten colaborar de forma eficaz en el diseño y el envío de tus correos electrónicos.

El principio: todas las funciones favoritas de Google Docs aplicadas a los mensajes de email. Puedes colaborar con varias personas en tiempo real en tus campañas. La ventaja es que ya no tienes que esperar hasta que alguien de tu equipo haya terminado su juego antes de hacer los cambios. Además, puedes ver en vivo lo que otras personas están cambiando y asegurarte de que no se sobrescriban los cambios.

Por último, al igual que en Google Docs, puedes añadir comentarios directamente en las plantillas para hacer tus preguntas o dejar tus comentarios y establecer permisos que delimiten lo que puede hacer y lo que puede cambiar en la plantilla cada miembro de tu equipo.

Estas nuevas características permitirán a los equipos evitar los numerosas iteraciones y ahorrar un tiempo muy valioso al crear sus emails, pero también mantener el control en todo momento.

En resumen

En los tiempos en los que vivimos, las herramientas de colaboración son esenciales para el buen funcionamiento de todo equipo de marketing, aunque son todavía muchas las empresas que no terminan de contar con los recursos necesarios para lograr la agilidad deseada en sus proyectos.

Sin embargo, la colaboración en las campañas de email marketing, tanto interna como externamente, puede ser mucho más fácil, gracias al uso de herramientas de comunicación, como Slack o Google Meet, de creación de copy o código, como Google Docs o Github, y de diseño de plantillas, como el Kit de Colaboración de Mailjet.

Nota de prensa

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