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Gestión

Se define como el conjunto de procesos empleados para la administración y dirección de un asunto o empresa con el fin de conseguir los objetivos fijados de la forma más eficaz y rentable posible.

¿Para qué sirve la gestión?

Sirve para gestionar proyectos durante todo su ciclo de vida, desde la fase de lanzamiento hasta la fase de cierre, ya que todo proyecto debe de contar con un principio y un final determinados.

Fases de la gestión

  • Planificación: en esta fase has de definir cuáles serán las actividades que se tendrán que hacer, estimar la duración del proyecto. Es la fase de gestión de tareas que consiste en definir la tareas, asignarlas a las personas responsables de su ejecución, determinar su duración, definir la dependencia entre tareas y priorizarlas. También has de indicar cuáles serán los recursos necesarios para poder llevar a cabo con éxito el proyecto.
  • Programación: consiste en crear el calendario de ejecución del proyecto, indicando en qué fechas se hará cada parte del proyecto, incluyendo la de inicio y la de fin. Esta fase junto la de planificación, son previas al inicio del proyecto.
  • Seguimiento y control del proyecto: consiste en seguir y controlar su ejecución. Es decir, obtener datos de la evolución y tomar las medidas correctas en caso de que hubiese algún inconveniente. La flexibilidad y la capacidad de reacción son fundamentales para una buena gestión de proyecto. Por mucho que planifiquemos un proyecto siempre habrá que introducir cambios para resolver una incidencia, facilitar el trabajo de las personas involucradas…
  • Análisis y evolución: esta fase tiene lugar después de haber terminado el proyecto. Lo que se hace es medir las diferencias entre lo que se había previsto durante la fase de planificación, y lo que realmente ha sucedido, normalmente se suele medir sobre todo el presupuesto planeado y el coste real. Esta fase es importante también porque permite observar los errores que se han cometido durante todo el proceso, y aprender de la experiencia para los proyectos futuros.

Tipos de gestión

  • Secuencial tradicional: se basa en ir completando las fases del proyecto por orden, sin empezar la siguiente hasta que no se ha completado la anterior. De esta manera se va generando un documento de control en el que se puede ir verificando el cumplimiento de los objetivos previstos. La principal ventaja es que, precisamente, facilita la vigilancia por parte de los encargados de asegurarse de que cada fase se cumpla. Como inconveniente, es demasiado rígida y si en algún momento se encuentra un error previo, es casi inevitable volver a empezar desde el principio.
  • Metodología agile: Significa “ágil” en inglés, y su nombre deriva de que no es una metodología estricta, en el sentido de que los requisitos que va presentando la organización y las soluciones propuestas no son constantes, sino que pueden ir cambiando con el tiempo a medida que se va comprobando su eficacia. Reduce el tiempo de planificación y es más flexible, aunque puede derivar en sobrecostes en el presupuesto y no genera demasiada documentación que sea útil en el futuro.
  • Gestión de cambio: las metodologías de gestión de proyectos que se basan en esta tendencia se centran en planificar los riesgos en tomar el control cuando estos cambios se producen.
  • Metodologías basadas en el proceso: son métodos que enfocan el trabajo como un conjunto de procesos interconectados, buscando objetivos concretos para todos ellos.
  • PMI/PMBOK: son las iniciales de Project Management Body Of Knowledge (cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos) y del Project Management Institute, la entidad que lo ideó. Posiblemente sea la más utilizada: divide la labor de gestión de proyectos en cinco fases.

Ventajas de la gestión

  • Disposición eficaz de los recursos y del tiempo: evitando el derroche, la escasez y otros tropiezos que disminuirían la rentabilidad del proyecto.
  • Mayor control sobre el destino de la organización: ya que se pueden visualizar y organizar los proyectos a emprender.
  • Mayor garantía de éxito: dado que los proyectos no planificados están a merced de lo que pueda salir mal, sin consciencia de lo que implican o simplemente se dan de modo desorganizado.
  • Mayores márgenes de aprendizaje: puesto que la gestión de proyectos arroja, finalmente, informes valiosos respecto al proceder de la organización y sus virtudes y desventajas en la ejecución de proyectos.

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