El correo electrónico es una herramienta de comunicación esencial dentro de las empresas, tanto a nivel interno (entre empleados) como externo (para contactar clientes, socios y proveedores). Si el sacrosanto y necesario email desapareciera de la noche a la mañana en los entornos corporativos, muchas compañías quedarían sumidas probablemente en el caos.

Aun así, y pese a que el email es el eje en torno al cual pivota buena parte de la comunicación en el universo empresarial, muchas compañías obvian al utilizarlo consideraciones básicas que les impiden extraer el máximo potencial a esta herramienta y las enfrentan incluso a problemas legales.

A continuación, y en aras de un uso más eficiente del  email dentro de las empresas, repasamos 4 claves que ninguna compañía debería pasar por alto a la hora de utilizar esta herramienta:

1. Resulta altamente recomendable la redacción de unas normas básicas de conducta
El email es  una herramienta de comunicación vital dentro de las empresas y precisamente por este motivo es aconsejable, para no dejarlo todo en manos del azar, la confección de unas directrices básicas sobre su uso. Cada empresa es libre de imponer sus propiasnormas de conducta, pero éstas suelen hacer habitualmente referencia a la prohibición de la utilización del email para fines ilícitos y contrarios a la política corporativa, para asuntos ajenos a la compañía y en beneficio propio del empleado y para el envío y recepción de mensajes de tipo discriminatorio.

2. Las empresas tienen la obligación de archivar los emails comerciales
Aunque algunas compañías eluden hacer con regularidad copias de seguridad de sus correos electrónicos, lo cierto es que estos contienen información sumamente importante que no sólo conviene no perder sino que es además obligatorio archivar. En España, y de acuerdo con la legislación vigente, las empresas están obligadas a conservar emails con datos privados sujetos a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), con documentos contables, con información relativa a las relaciones laborales y con documentación contractual adjunta. Tal y como señala1and1sobre la normativa que regula los archivos de email, la legislación española no precisa el lugar donde deben almacenarse los correos electrónicos de tipo comercial (en el servidor interno de la compañía o en un externo), pero sí es de obligado cumplimiento que estos sean archivados de manera íntegra, segura y accesible, por lo que es recomendable el uso de sistemas de codificación de datos.

3. Es conveniente utilizar sistemas de cifrado para proteger la información almacenada en los emails
En los emails enviados y recibidos dentro de una empresa hay a menudo información altamente sensible que, de caer en las manos equivocadas, podría probablemente en jaque a la compañía que tiene bajo su custodia tal información. Sólo en 2015 se registraron en todo el mundo cerca de 45.000 ciberataques a empresas que se tradujeron en unas pérdidas de aproximadamente 14.000 millones de euros. Aunque dar esquinazo a los hackers más avispados es a veces sumamente complicado, con sistemas de cifrado como ProtonMail se aumenta la seguridad y garantiza la privacidad de cada cuenta al completo.

4. Utilizado sin mesura, el email puede mermar la productividad
El email es una poderosísima herramienta de comunicación en los entornos empresariales siempre y cuando no convierta a quienes la utilizan en sus esclavos, algo que es lamentablemente muy común. La excesiva dependencia del correo electrónico en el trabajopuede dejar potencialmente K.O. la productividad de los empleados. De hecho, y conscientes de esta realidad, cada vez más empresas están restringiendo el uso del email fuera del horario laboral y combinándolo con otras herramientas como Skyke, Dropbox y Slack a fin de liberar a los empleados de la tiranía inherente a este instrumento de comunicación cuando se utiliza de manera absolutamente descontrolada.

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